PARCEL Estandares – Adquisición (compras)
Procedimientos de adquisiciones, requisitos de donantes y gastos elegibles
Los procedimientos de adquisiciones documentadas garantizan que todos los bienes, servicios y obras de construcción se obtienen (ya sea de manera directa o como productos en especie) en cumplimiento con las políticas de los donantes y todas las leyes vigentes.
Si bien estos estándares tienen por objeto asegurar el cumplimiento de la mayoría de requisitos de los donantes, la organización está consciente y es capaz de cumplir con las excepciones en los contratos individuales de los donantes. También existen controles para garantizar que los gastos se elijan conforme a las normas contractuales de los donantes. Los procesos de adquisición se inician y completan dentro del/los periodo/s de elegibilidad de los contratos de sus donantes.
Métodos de adquisiciones y umbrales – Negocios normales
Para operaciones normales (no de primera fase de una respuesta de emergencia), el método de adquisiciones se escoge sobre la base de un marco definido con umbrales de valores. El marco incluye, como mínimo, niveles para compras directas, cotizaciones competitivas y licitaciones. Los niveles de los umbrales se basan en el contexto, tomando en consideración los valores monetarios, la frecuencia de las transacciones, el tiempo de espera para procesar la adquisición y la tolerancia al riesgo de la organización. El umbral establecido se respeta de manera continua en todas las operaciones normales.
Los niveles de umbrales reflejan los requerimientos de los donantes y de las ONGI.
Métodos de adquisiciones y umbrales – Respuesta de emergencia
Para el periodo inicial de una respuesta de emergencia sin que no exceda de TRES MESES, el método de adquisición se escoge sobre la base de un marco definido con umbrales de valores. Una derogación de un procedimiento normal se requiere y se valida antes de que se inicie el proceso. El proceso puede incluir:
- exenciones/derogaciones
- aumento de niveles de umbrales
- suspensión de licitaciones competitivas
El marco de adquisiciones de emergencia incluye, como mínimo, niveles para compras directas, cotizaciones competitivas y licitaciones. Los niveles de los umbrales se basan en el contexto, tomando en cuenta los valores monetarios, la frecuencia de las transacciones, el tiempo de espera para procesar la adquisición y la tolerancia al riesgo de la organización. El umbral se establece y se respeta de manera continua durante toda la emergencia.
Los niveles de umbrales reflejan los requerimientos de los donantes y de las ONGI.
Autorizaciones y separación de funciones
Los roles y responsabilidades de autorización han sido definidos en diferentes puntos en el proceso de adquisiciones, con una intensificación adecuada del nivel de gestión para gastos de alto valor. Los roles de autorización cumplen con los requisitos de segregación de funciones.
La clara segregación de funciones se documenta y se observa con el fin de garantizar, como mínimo, que las adquisiciones, la recepción y el pago de bienes y servicios están separados y no se realizan por una sola persona. Los procedimientos especifican quién es responsable de cada parte del proceso. Los ejemplos de sus firmas y límites de autorización están claramente mostrados.
Especificaciones
Las especificaciones para la adquisición de bienes y servicios están claramente detalladas en el proceso de abastecimiento y lo suficientemente detalladas para expresar con claridad las necesidades aunque sin limitar a los proveedores potenciales en el mercado.
Calidad y adecuación
Los bienes y servicios adquiridos son localmente apropiados, de calidad aceptable y consideran en sus especificaciones las necesidades de las personas beneficiarias. La calidad de los bienes y servicios técnicos cumplen con las normas internacionales.
Adquisiciones competitivas
Las licitaciones públicas (múltiples cotizaciones u ofertas) se utilizan para la mayoría de necesidades de adquisición de los proyectos. Si se necesita una excepción a las adquisiciones competitivas, esta se preautoriza internamente y cumple externamente con todos los requisitos del donante.
Igualdad de oportunidades para licitar
Los proveedores en un proceso de adquisición competitiva tienen igualdad de oportunidades para licitar, se les proporciona la misma información al mismo tiempo, y se les permite una cantidad de tiempo preestablecida y suficiente para proporcionar una cotización.
Conflictos de interés
Los conflictos de interés de identifican y gestionan adecuadamente de manera que no se proporcionan oportunidades para que los miembros del personal tomen ventaja de su posición para beneficio personal. Los conflictos de interés se definen como situaciones en las que un miembro del personal tiene un interés privado o de otro tipo que influencia, o puede parecer que influencia, el desempeño imparcial y objetivo de sus funciones. Cualquier conflicto de interés potencial o existente debe declararse y documentarse, y se toma una decisión acerca de si se sustituye o no por otro miembro del personal.
Vigencia de la cotización
Los precios se chequean y actualizan regularmente vía encuestas de mercado y consultas con los proveedores. Las cotizaciones proporcionadas por los proveedores tienen un periodo de vigencia. Cuando el periodo de vigencia expira antes de que se haga un compromiso de compra, se les pide a los proveedores que recoticen con un nuevo periodo de vigencia.
Análisis de cotizaciones/ofertas
Para todas las transacciones de adquisiciones se recogen ofertas de una manera justa y transparente, y se evalúan contra criterios específicos a fin de lograr la mejor relación calidad-precio (RCP) para el proyecto. Los criterios se determinan sobre la base de los bienes/servicios, pero siempre incluyen como mínimo:
- calidad,
- precio,
- términos de pago,
- disponibilidad/tiempo de entrega,
- capacidad/desempeño/referencias del proveedor,
- compras locales cuando sea posible,
- controles mínimos éticos,
El análisis de las ofertas/cotizaciones es transparente, claramente documentado e involucra evaluaciones de al menos dos personas que no están relacionadas por una línea gerencial directa.
Estándares de suministros médicos y alimentos
Para el abastecimiento de productos farmacéuticos, médicos y alimentarios (directamente o productos en especie), la organización puede demostrar el cumplimiento de las regulaciones nacionales y los requisitos de los donantes Existe evidencia de estrictos procesos de garantía de calidad.
Compras con ética
La política de adquisiciones incluye criterios éticos a la hora de seleccionar a los proveedores, tales como:
- Trabajo infantil
- Abusos a los Derechos Humanos
- Vínculos con la industria de armas/grupos militares
Los proveedores que se descubra que están violando cualquiera de los criterios éticos anteriores no se utilizan a menos que no haya otra opción. Cuando se utilizan, esto se preautoriza internamente y se comunica a los donantes y socios de las ONGI.
Confidencialidad de la información de las adquisiciones
La información de adquisiciones se mantiene confidencial, salvo cuando los procedimientos requieren que la información se facilite a los proveedores o internamente. En concreto, ningún proveedor tiene conocimiento de información sensible tal como precios cotizados por rivales o niveles internos de presupuesto que les podría dar una ventaja injusta.
Términos y contratos de pago, y gestión de proveedores
El desempeño de los proveedores se gestiona conforme a cada contrato. Para reducir el riesgo de problemas de desempeño de proveedores (por ejemplo tardanza o falta de entrega), los pagos se hacen después de recibir los bienes y servicios. Cuando se necesita una estructura de pagos de prepago/pago a plazos, el equipo de gestión preautoriza esto basándose en el riesgo. Se informa a los proveedores sobre los términos y condiciones de pago a la firma del contrato.
