PARCEL Estandares – Almacenamiento

Selección de bodega

Los procedimientos están establecidos para garantizar que el almacenamiento satisface las necesidades del proyecto. La selección de la bodega se basa en el análisis de opciones contra una lista de criterios, incluyendo, en una emergencia, la anticipación de requisitos/escalamiento futuros.

Configuración/ diseño de bodega

La bodega está organizada de manera que permite un fácil acceso y flujo de productos, incluyendo la recepción, el empaquetado y el despacho. Los productos se separan según es necesario por tipo (por ejemplo: alimentarios de no alimentarios) y por proyecto/donante cuando sea posible. Los productos se almacenan de manera protegida y segura para prevenir las pérdidas materiales, daños y lesiones personales. La disposición es eficiente y utiliza por ejemplo: estantes, tarimas, montacargas, etc.

Recepción de bienes

Tras la recepción o tan pronto como sea posible a partir de entonces:

  • Se revisan los productos en cuanto a cantidad, calidad y conformidad con la orden de compra.
  • Se genera y se retiene un registro escrito de la recepción, firmado por una persona autorizada.
  • El suministro se saca sin demora después de revisarlo y el registro de existencias se actualiza sin demora.
  • Cualquier discrepancia o deficiencia identificada en los productos recibidos se reporta para darle seguimiento.

Recolección, empacado y despacho

Los productos solo se solicitan o se retiran de la bodega con una autorización escrita debido a un proyecto activo. Un registro escrito de despacho (por ejemplo: guía de embarque) se genera y se firma, y una copia acompaña a los productos a su destino final. Los productos se empaquetan o rempaquetan de una forma que minimiza el riesgo de pérdida o daño en el tránsito y los registros de existencias se actualizan con rapidez cuando los productos se envían.

Obsolescencia/trans-ferencia/eliminación de existencias

Las existencias se gestionan y revisan de manera activa para minimizar la obsolescencia y el desperdicio. Cuando se identifica que las existencias son obsoletas o requieren eliminarse, existen procedimientos escritos establecidos, los cuales incluyen, como mínimo:

  • roles claros de autorización (internos y externos)
  • manejo de requerimientos específicos de donantes (por ejemplo: eliminación respetuosa con el medio ambiente)
  • decisión sobre método de eliminación (donar/transferir/vender/destruir)
  • detalles de qué documentación guardar en archivos
  • El personal puede explicar estos procesos y el papeleo apoya los procesos actuales de cumplimiento.

Control de existencias

Los procedimientos están establecidos para:

  • Planificar las necesidades de existencias y almacenaje en el contexto de todas las necesidades del proyecto.
  • Monitorear los niveles de existencias y reordenarlas cuando se requiera para satisfacer las necesidades del proyecto.
  • Cuando las existencias se mantienen por diferentes donantes, mantener registros de forma separada para cada uno.
  • Rotar las existencias a medida que los productos se reciben/despachan para minimizar el desperdicio.
  • Conciliar los registros de existencias con recuentos físicos reales regularmente (la frecuencia se puede determinar por los requisitos de los donantes para un proyecto específico y/o por los movimientos de volumen de existencias).
  • Las discrepancias de existencias se reportan e investigan. Se toman medidas correctivas para reducir el riesgo de mayores pérdidas.

Informe de existencias

La organización es capaz de producir informes de gestión sobre las existencias por proyecto, incluyendo los movimientos de existencias y los niveles actuales mediante:

  • La garantía de todas las entradas, salidas, transferencias, eliminaciones y ajustes se documentan y autorizan.
  • La actualización diaria de los registros de existencias.
  • La consolidación de los registros de existencias en un sistema/hoja de cálculo de Excel.

Tipos especiales de productos

Existen procedimientos para manipulación y almacenamiento de productos especiales, que el personal relevante entiende y sigue, los cuales incluyen:

  • Combustibles y otros productos peligrosos y nocivos (por ejemplo productos químicos).
  • Alimentos y semillas.
  • Productos farmacéuticos y suministros médicos.
  • Herramientas/objetos cortantes o peligrosos que podrían causar daño al personal si no se manejan correctamente.

Los procedimientos incluyen la consideración de:

  • separación y etiquetado/señalización de productos
  • control de refrigeración y temperatura/humedad
  • control de pestes
  • ventilación
  • prevención de incendios

Directo al lugar de entrega de productos

Existe un registro administrativo completo en papel para productos entregados directamente a sitos de entrega final o «en tránsito» en la bodega sin que se tengan en existencias.