PARCEL Estandares – Distribución

Solo para distribución de mercancias – No para distribuciones de efectivo y via cupones – No incluye tampoco el registro o identificación de los beneficiarios

Diseño de distribución

Los procedimientos están establecidos para diseñar una distribución para las personas beneficiarias, e incluyen discusiones sobre, por ejemplo:

  • Modelo de distribución (efectivo/vales/productos) y especificaciones (qué distribuir)
  • Lugar(es) y acceso, diseño y necesidades de equipo en el día de distribución
  • Adquisiciones relacionadas con distribución, almacenamiento y empaquetado
  • Calendario de distribución para múltiples sitios/en diferentes momentos
  • Transporte de distribución (incluyendo cálculo de volúmenes)
  • Valoración de riesgos
  • Participación de beneficiarios/comunidad (antes, durante, después) y accesibilidad, protección y seguridad de beneficiarios durante las distribuciones, incluyendo grupos vulnerables
  • Dotación de personal y voluntarios
  • Monitoreo, rendición de cuentas, documentación, presentación de informes y requisitos de donantes
  • Coordinación con otros actores (ONG/autoridades locales, etc.)

Planificación y establecimiento de ubicación

Para controlar y entregar una distribución a personas beneficiarias, existe evidencia de la planificación y el diseño del sitio, incluyendo:

  • un mapa físico de la zona de distribución, con información clave resaltada
  • puntos de distribución bien escogidos
  • cálculos de cantidad de artículos por punto de distribución (sobre la base de números de beneficiarios y contingencias)
  • rutas de acceso de entrada y de salida, y métodos de transporte
  • almacenamiento en el lugar (cuando sea relevante)
  • colocación del personal y de voluntarios en la zona de distribución

Protección y seguridad

Los procedimientos están establecidos para valorar, analizar y tomar decisiones sobre protección y seguridad para una distribución específica. La información de protección y seguridad alimenta el diseño de la distribución (por ejemplo: rutas de acceso/salida, ubicaciones de puntos de distribución). Todos los miembros del personal y los voluntarios involucrados en la distribución pueden explicar los procedimientos de seguridad y cómo se relacionan con su rol específico.

Roles y responsabilidades

Los roles y responsabilidades para todo el personal y los voluntarios involucrados en una distribución están definidos y se entienden. El personal y los voluntarios estarán, como mínimo, claramente identificados y podrán comunicarse entre sí durante toda la distribución.

Registro y movimiento de personas

Procedimientos detallados y escritos se establecen para el registro y los movimientos de las personas beneficiarias durante la distribución, incluyendo:

  • la zona de registro se organiza a la entrada de la zona de distribución,
  • consideración de zonas de espera/hacer fila,
  • movimientos físicos dentro y fuera de un punto de distribución, y
  • separar el manejo de artículos para minimizar las interrupciones y retrasos a la línea de distribución.

Enviar y registrar artículos

Los artículos correctos emitidos a los beneficiarios se anotan y registran con precisión.

Monitoreo y rendición de cuentas

Los procedimientos están definidos para el monitoreo durante y después de una distribución a personas beneficiarias, los cuales cubren como mínimo:

  • Manejo de reclamos
  • Verificación de recibos
  • Verificación de consistencia de calidad y especificación de artículos
  • Valoración de uso apropiado y real

Conciliación física de distribución de artículos

Los procedimientos están definidos para conciliar y devolver artículos a las existencias después de una distribución, incluyendo la documentación, la presentación de informes y la investigación de cualquier discrepancia.