PARCEL Estandares – Distribución
Solo para distribución de mercancias – No para distribuciones de efectivo y via cupones – No incluye tampoco el registro o identificación de los beneficiarios
Diseño de distribución
Los procedimientos están establecidos para diseñar una distribución para las personas beneficiarias, e incluyen discusiones sobre, por ejemplo:
- Modelo de distribución (efectivo/vales/productos) y especificaciones (qué distribuir)
- Lugar(es) y acceso, diseño y necesidades de equipo en el día de distribución
- Adquisiciones relacionadas con distribución, almacenamiento y empaquetado
- Calendario de distribución para múltiples sitios/en diferentes momentos
- Transporte de distribución (incluyendo cálculo de volúmenes)
- Valoración de riesgos
- Participación de beneficiarios/comunidad (antes, durante, después) y accesibilidad, protección y seguridad de beneficiarios durante las distribuciones, incluyendo grupos vulnerables
- Dotación de personal y voluntarios
- Monitoreo, rendición de cuentas, documentación, presentación de informes y requisitos de donantes
- Coordinación con otros actores (ONG/autoridades locales, etc.)
Planificación y establecimiento de ubicación
Para controlar y entregar una distribución a personas beneficiarias, existe evidencia de la planificación y el diseño del sitio, incluyendo:
- un mapa físico de la zona de distribución, con información clave resaltada
- puntos de distribución bien escogidos
- cálculos de cantidad de artículos por punto de distribución (sobre la base de números de beneficiarios y contingencias)
- rutas de acceso de entrada y de salida, y métodos de transporte
- almacenamiento en el lugar (cuando sea relevante)
- colocación del personal y de voluntarios en la zona de distribución
Protección y seguridad
Los procedimientos están establecidos para valorar, analizar y tomar decisiones sobre protección y seguridad para una distribución específica. La información de protección y seguridad alimenta el diseño de la distribución (por ejemplo: rutas de acceso/salida, ubicaciones de puntos de distribución). Todos los miembros del personal y los voluntarios involucrados en la distribución pueden explicar los procedimientos de seguridad y cómo se relacionan con su rol específico.
Roles y responsabilidades
Los roles y responsabilidades para todo el personal y los voluntarios involucrados en una distribución están definidos y se entienden. El personal y los voluntarios estarán, como mínimo, claramente identificados y podrán comunicarse entre sí durante toda la distribución.
Registro y movimiento de personas
Procedimientos detallados y escritos se establecen para el registro y los movimientos de las personas beneficiarias durante la distribución, incluyendo:
- la zona de registro se organiza a la entrada de la zona de distribución,
- consideración de zonas de espera/hacer fila,
- movimientos físicos dentro y fuera de un punto de distribución, y
- separar el manejo de artículos para minimizar las interrupciones y retrasos a la línea de distribución.
Enviar y registrar artículos
Los artículos correctos emitidos a los beneficiarios se anotan y registran con precisión.
Monitoreo y rendición de cuentas
Los procedimientos están definidos para el monitoreo durante y después de una distribución a personas beneficiarias, los cuales cubren como mínimo:
- Manejo de reclamos
- Verificación de recibos
- Verificación de consistencia de calidad y especificación de artículos
- Valoración de uso apropiado y real
Conciliación física de distribución de artículos
Los procedimientos están definidos para conciliar y devolver artículos a las existencias después de una distribución, incluyendo la documentación, la presentación de informes y la investigación de cualquier discrepancia.
