PARCEL Estandares – Gestion de Activos
Definir sus activos
Una definición clara de activo se ha establecido, la cual define un umbral de valor y también incluye artículos “atractivos” de un valor monetario menor pero que están en alto riesgo (por ejemplo: laptops, cámaras digitales, GPS, VHF y otros equipos electrónicos de acuerdo con una valoración de riesgo). El umbral cumple o excede los requisitos mínimos de la mayoría de donantes de $300 y más. Los activos también incluyen todos los artículos que incurren en costos de operación tales como teléfonos celulares y teléfonos satelitales.
Información y presentación de informes de activos
La información sobre activos se anota de manera centralizada en una herramienta (por ejemplo: registro de activos/hoja de cálculo). Los registros se mantienen con regularidad e incluyen como mínimo:
- Descripción de activo (incluyendo marca/fabricación, modelo)
- Fecha de compra
- Valor de compra y moneda
- Contrato y fuente de financiamiento (por ejemplo: contrato del donante)
- Etiqueta de activo/ número de referencia
- Número(s) de serie
- Ubicación
- Nombre de persona responsable/persona a quien se le ha asignado el activo (nombre y título de puesto)
- Estado del activo
Esta información se compila en un breve informe al menos trimestralmente y los puntos principales se revisan a nivel gerencial y se toman decisiones para mejorar el desempeño/reducir el riesgo.
Seguimiento y control de activos
Cada activo está físicamente rotulado/”etiquetado” con un número de referencia único que identifica claramente al activo como propiedad de la organización. Los movimientos de activos son controlados, permitiendo un seguimiento exacto y oportuno, y reduciendo el riesgo de pérdida/daño de activos.
Verificación física de activos
Todos los activos se verifican físicamente al menos una vez al año, o más frecuentemente si un contrato específico del donante lo requiere, o cuando el medioambiente y los niveles de riesgo lo demandan.
Registro y autorización de activos
Todos los activos están registrados y/o autorizados de acuerdo con todos los requisitos nacionales/internacionales aplicables.
Contabilización de activos y depreciación
Existen procedimientos escritos y se han comunicado, para contabilizar los activos entre las múltiples fuentes de financiamiento, por ejemplo gastos, cargos, depreciación (cuando sea aplicable) por año financiero. Estos procedimientos están de acuerdo con los estándares financieros internacionales y las mejores prácticas del sector.
Cesión de activos
Existe un procedimiento por escrito para la cesión de activos, el cual incluye, como mínimo:
- roles claros de autorización (internos y externos)
- manejo de requisitos específicos de donantes
- decisión sobre método de eliminación (donar/transferir/vender/destruir)
- detalles de qué documentación guardar en archivos
- pasos específicos del proceso para la venta de activos
El personal puede explicar estos procesos y el papeleo apoya el cumplimiento actual del proceso.
