Acquisition - PARCEL Project

Les Normes Logistiques PARCEL – Acquisition

Procédures d’acquisition, exigences des donateurs et dépenses autorisées

Des procédures d’acquisition documentées garantissent que tous les biens, services et travaux de construction sont approvisionnés (directement ou fournis en nature) en accord avec les politiques des donateurs et toute législation applicable.

Alors que ces normes visent à garantir le respect des exigences de la plupart des donateurs, l’organisation est consciente des exceptions pouvant exister dans des contrats de donateurs individuels, et elle est capable de s’y conformer. Des vérifications sont également mises en place pour garantir que la dépense est éligible en fonction des règles du contrat des donateurs. Les processus d’acquisition sont démarrés et terminés dans les délais d’éligibilité des contrats de leurs donateurs.

Méthodes et seuils d’acquisition – Cours normal des opérations

Pour les opérations normales (pas en première phase d’une intervention d’urgence), la méthode d’acquisition est choisie en fonction d’un cadre de travail doté de seuils de valeur. Ce cadre de travail comprend, au minimum, les niveaux Achat direct, Appel de devis concurrentiels et Appel d’offres. Les niveaux des seuils sont basés sur le contexte en prenant en compte les valeurs monétaires, la fréquence des transactions, le délai de réalisation de l’acquisition ainsi que la tolérance au risque de l’organisation. L’ensemble de seuils est respecté en permanence tout au long du cours normal des opérations.

Les seuils reflètent les exigences des donateurs et des ONG internationales.

Méthodes et seuils d’acquisition – Intervention d’urgence

Pour la période initiale d’une intervention d’urgence et ce pour une durée inférieure à TROIS MOIS, la méthode d’acquisition est choisie en fonction d’un cadre de travail défini doté de seuils de valeurs. Une dérogation à la procédure normale est nécessaire et doit être validée avant le démarrage du processus. Le processus peut inclure :

Des exemptions/ dérogations
L’augmentation des niveaux des seuils
La suspension des mises en concurrence

Le cadre de travail pour l’acquisition d’urgence comprend, au minimum, les niveaux Achat direct, Appel de devis concurrentiels et Appel d’offres. Les niveaux des seuils sont basés sur le contexte en prenant en compte les valeurs monétaires, la fréquence des transactions, le délai de réalisation de l’acquisition ainsi que la tolérance au risque de l’organisation. Les seuils déterminés sont respectés en permanence tout au long du cours normal des opérations.

Les seuils reflètent les exigences des donateurs et des ONG internationales.

Autorisations et séparation des tâches

Les rôles et les responsabilités d’autorisation ont été définis à différents niveaux du processus d’acquisition, avec une remontée appropriée au niveau de l’équipe encadrante en cas de dépenses d’un montant élevé. Les rôles d’autorisation sont conformes aux exigences en matière de séparation des tâches.

Une séparation claire des tâches est documentée et respectée afin de garantir, au minimum, que l’acquisition, la réception et le paiement des biens et des services sont séparés et non réalisés par une seule personne. Des procédures précisent qui est responsable de chaque partie du processus en indiquant clairement des exemples de leurs signatures et de leurs limites en matière d’autorisation.

Spécifications

Les spécifications pour l’acquisition de biens et de services sont clairement détaillées à travers le processus de sourcing. Elles sont suffisamment détaillées pour exprimer clairement les besoins tout en ne limitant pas les fournisseurs potentiels sur le marché.

Qualité et justesse

Les biens et services acquis sont appropriés pour le contexte local. Ils sont en outre d’une qualité acceptable et leurs spécifications prennent en compte les besoins des bénéficiaires. La qualité des biens et services techniques est conforme aux normes internationales.

Acquisition concurrentielle

La mise en concurrence (devis ou offres multiples) est utilisée pour la majorité des besoins d’acquisition des projets. Si une exception à l’acquisition concurrentielle est nécessaire, elle doit être autorisée en interne et doit répondre en externe à toutes les exigences des donateurs.

Chance égale de répondre à un appel d’offres

Conflit d’intérêts

Les conflits d’intérêts sont identifiés et gérés de manière appropriée afin qu’aucune occasion ne soit offerte aux membres du personnel de tirer parti de leur position pour leur propre intérêt. Les conflits d’intérêts sont définis comme des situations dans lesquelles un membre du personnel dispose d’un intérêt privé ou autre, qui influence, ou peut sembler influencer, la réalisation impartiale et objective des tâches qui lui incombent. Tout conflit d’intérêts potentiel ou existant doit être déclaré et consigné, et une décision doit être prise quant à savoir s’il est nécessaire de remplacer le membre du personnel par un autre.

Validité des devis

Les prix sont régulièrement vérifiés et mis à jour par le biais d’études de marché et de consultation des fournisseurs. Les devis proposés par les fournisseurs disposent d’une période de validité. Lorsque la période de validité expire avant qu’un engagement d’achat soit effectué, les fournisseurs doivent proposer un nouveau devis disposant d’une nouvelle période de validité.

Analyse des devis/offres

Pour toutes les transactions d’acquisition, les offres sont collectées de manière juste et transparente et examinées en regard des critères spécifiés dans le but d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix pour le projet. Les critères sont déterminés en fonction des biens ou des services, mais comprennent toujours au minimum :

La qualité
Le prix
Les délais de paiement
La disponibilité/le délai de livraison
La capacité, les performances et les références du fournisseur
L’achat au niveau local si possible
Les vérifications minimales en matière d’éthique.

Analysis of Bids / Quotes is transparent, clearly documented and involves assessment by at least two individuals who are not connected by a direct management line.

Normes en matière de fournitures médicales et de denrées alimentaires

Pour le sourcing de produits pharmaceutiques et médicaux et de denrées alimentaires (directement ou fournis en nature), l’organisation est capable de démontrer qu’elle respecte les réglementations nationales et les exigences des donateurs. Elle peut également fournir des preuves de processus d’assurance qualité stricts.

Achat éthique

Les critères sont déterminés en fonction des biens ou des services, mais comprennent toujours au minimum :

Le travail des enfants
La violation des droits de l’homme
Les liens avec l’industrie de l’armement ou des groupes militaires

Les fournisseurs qui s’avèrent violer l’un des critères éthiques ci-dessus ne sont pas employés, à moins qu’il ne s’agisse de la dernière option disponible. Lorsqu’ils sont employés, la situation fait l’objet d’une autorisation interne préalable et l’information est communiquée aux donateurs et aux partenaires de l’ONG internationale.

Confidentialité des informations d’acquisition

Les informations relatives à l’acquisition restent confidentielles à moins que les procédures nécessitent que les informations soient communiquées aux fournisseurs ou en interne. Plus précisément, aucune information sensible pouvant offrir un avantage déloyal, par exemple les prix proposés par les concurrents ou les niveaux de budget internes, n’est communiquée aux fournisseurs.

Modalités de paiement et gestion des fournisseurs

Les performances des fournisseurs sont gérées en fonction des spécificités de chaque contrat. Pour réduire le risque de problèmes de performances des fournisseurs (ex. : retard ou absence de livraison), les paiements sont effectués après livraison des biens et des services. Lorsqu’une structure de pré-paiement ou d’acompte est nécessaire, l’équipe de gestion l’autorise au préalable en fonction du risque. Les fournisseurs sont informés des modalités de paiement avant la signature du contrat.

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