Les Normes Logistiques PARCEL – Distribution

Notez que le point de départ de ces normes suppose que la sélection des bénéficiaires a déjà eu lieu. Notez également que les Normes concernent la distribution des marchandises et n’incluent pas les modalités de distribution d’espèces et de bons.

Conception de la distribution

Des procédures sont en place pour concevoir la distribution aux bénéficiaires, et devraient notamment aborder les points suivants:

  • Modèle de distribution (argent/bons d’achat/biens) et spécifications (ce qu’il faut distribuer).
  • Site(s) et accès, conception et besoins en matière d’équipement le jour de la distribution.
  • Acquisition, stockage et assemblage liés à la distribution.
  • Calendrier pour une distribution sur divers sites/à différents moments.
  • Transport de la distribution (notamment le calcul des volumes).
  • Évaluation des risques.
  • Engagement du bénéficiaire/de la communauté (avant, pendant et après) et accessibilité, sûreté et sécurité du bénéficiaire lors des distributions, avec une attention particulière accordée aux groupes de personnes vulnérables.
  • Personnel et bénévoles
  • Suivi, comptabilité, documentation, rapports et exigences des donateurs
  • Coordination avec d’autres intervenants (ONG/autorités locales, etc.)

Planification et installation du lieu

Afin de contrôler et d’effectuer une distribution auprès des bénéficiaires, il existe des preuves de planification et de conception du site, notamment :

  • Une carte physique de la zone de distribution, dont les informations clés sont mises en évidence.
  • Des points de distribution bien choisis.
  • Le calcul de la quantité de produits par point de distribution (sur la base du nombre de bénéficiaires et des événements imprévus).
  • Les voies d’accès entrantes et sortantes et les méthodes de transport.
  • Le stockage sur place (le cas échéant).
  • La disposition du personnel et des bénévoles au sein de la zone de distribution.

Sûreté et sécurité

Des procédures sont en place dans le but d’évaluer, d’analyser et de prendre des décisions en matière de sûreté et de sécurité pour une distribution spécifique. Les informations de sûreté et de sécurité contribuent à la conception de la distribution (par exemple, les voies d’accès et de sortie, les emplacements des points de distribution). L’ensemble du personnel et des bénévoles impliqués dans la distribution sont capables d’expliquer les procédures de sécurité, et de quelle manière celles-ci se rapportent à leur rôle spécifique.

Rôles et responsabilités

Les rôles et les responsabilités de l’ensemble du personnel et des bénévoles impliqués dans la distribution ont été définis et sont compris de tous. Le personnel et les bénévoles seront, au minimum, clairement identifiés et capables de communiquer entre eux tout au long de la distribution.

Enregistrement et déplacements des personnes

Des procédures écrites détaillées sont en place pour l’enregistrement et les déplacements des bénéficiaires lors de la distribution. Ces procédures comprennent notamment :

  • Une zone d’enregistrement installée à l’entrée de la zone de distribution.
  • Prise en compte des zones d’attente et des files d’attente.
  • Déplacements physiques entrants et sortants d’un point de distribution.
  • Gestion des problèmes séparée, afin de réduire les interruptions et les retards au sein de la ligne de distribution.

Distribution et enregistrement des produits

Les produits appropriés sont distribués aux bénéficiaires enregistrés et sont consignés avec précision dans les registres.

Suivi et redevabilité

Des procédures sont définies pour le suivi pendant et après la distribution auprès des bénéficiaires. Ces procédures couvrent au minimum :

  • La gestion des plaintes.
  • La vérification des reçus.
  • La vérification de la qualité et des spécifications du produit.
  • L’évaluation de la pertinence et de l’usage réel.

Rapprochement physique des produits de distribution

Des procédures sont définies dans le but d’effectuer un rapprochement des stocks et de remettre les articles en stock une fois la distribution terminée. Ces procédures comprennent notamment la documentation, les rapports et les enquêtes portants sur les éventuels écarts.

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