Les Normes Logistiques PARCEL – Entreposage

Sélection de l’entrepôt

Des procédures sont en place pour garantir que l’entreposage répond aux besoins du projet. La sélection de l’entrepôt est basée sur une analyse des différentes options disponibles en fonction d’une liste de critères, notamment l’urgence, l’anticipation d’exigences futures ou l’intensification des activités.

Agencement/conception de l’entrepôt

L’entrepôt est organisé d’une manière permettant un accès aisé aux marchandises et une bonne circulation de celles-ci, notamment pour la réception, l’assemblage et l’expédition. Les marchandises sont séparées au besoin par catégorie (ex. : alimentaire et non alimentaire) et par projet/donateur dans la mesure du possible. Les marchandises sont stockées de manière sûre et sécurisée pour éviter les pertes ou les dégâts matériels, ainsi que les blessures corporelles. L’agencement est efficient et se compose de rayonnages, de palettes et de châssis mobiles.

Réception de marchandises

À la réception ou dès que possible :

  • Les marchandises sont examinées. Leur quantité, leur qualité et leur conformité sont comparées au bon de commande.
  • Une preuve écrite de la réception, signée par une personne autorisée, est générée et conservée.
  • Aussitôt la vérification effectuée, le stock est mis de côté et les enregistrements des stocks sont rapidement mis à jour.
  • Toute différence ou déficience identifiée dans les marchandises est signalée pour suivi.

Ramassage, emballage et distribution

Une autorisation écrite relative à un projet actif est toujours requise pour réquisitionner ou sortir des marchandises de l’entrepôt. Une preuve écrite de la distribution (ex. : lettre de transport) est générée et signée. Une copie de celle-ci accompagne les marchandises jusqu’à leur destination finale. Les marchandises sont emballées ou réemballées d’une manière qui minimise le risque de perte ou de dégâts. Les enregistrements des stocks sont mis à jour rapidement lorsque les marchandises sont distribuées.

Obsolescence, transfert et cession des stocks

Les stocks sont gérés et évalués de manière active afin de minimiser l’obsolescence et le gaspillage. Lorsque les stocks sont identifiés comme obsolètes ou comme nécessitant une cession, des procédures écrites sont en place. Elles incluent au minimum :

  • Des rôles d’autorisation clairs (internes et externes)
  • La gestion d’exigences spécifiques de donateurs (ex. : élimination écologique)
  • La décision de la méthode de cession (don/transfert/vente/destruction)
  • Des détails au sujet des documents à conserver dans les dossiers
  • Le personnel est capable d’expliquer ces processus et peut consulter la documentation disponible pour assurer la conformité des processus en place.

Contrôle des stocks

Des procédures sont en place afin de :

  • Planifier les besoins en matière de stocks et de stockage dans le cadre de tous les besoins de projet.
  • Suivre les niveaux de stocks et commander à nouveau des marchandises le cas échéant pour répondre aux besoins du projet.
  • Lorsque les stocks sont détenus pour différents donateurs, conserver des enregistrements séparés pour chacun.
  • Mettre en œuvre une rotation des stocks lorsque les marchandises sont réceptionnées et distribuées afin de minimiser le gaspillage.
  • Mettre en œuvre un rapprochement des stocks avec des comptages physiques réguliers (la fréquence peut être déterminée par les exigences des donateurs pour un projet spécifique et/ou par le volume des mouvements de stock).
  • Les écarts de stock sont signalés et font l’objet d’une enquête. Des mesures correctives sont mises en œuvre pour réduire le risque de pertes futures.

Élaboration de rapports au sujet des stocks

L’organisation est en mesure de produire des rapports de gestion relatifs aux stocks par projet, comprenant notamment les mouvements et les niveaux actuels des stocks en :

  • S’assurant que les sorties, les entrées, les cessions et les ajustements sont tous documentés et autorisés.
  • Mettant à jour les enregistrements de stocks quotidiennement.
  • Consolidant les informations des enregistrements de stocks dans un système ou une feuille de calcul Excel.

Types spéciaux de marchandises

Des procédures sont en place pour la manipulation et le stockage de marchandises spéciales et elles sont comprises et suivies par le personnel concerné. Ces marchandises spéciales comprennent notamment :

  • Les carburants et autres marchandises dangereuses ou nocives (ex. : produits chimiques).
  • Les denrées alimentaires et les semences.
  • Les produits pharmaceutiques et les fournitures médicales.
  • Les outils ou les objets tranchants ou dangereux qui peuvent blesser le personnel en cas de manipulation incorrecte.

Les procédures tiennent également compte notamment des éléments suivants :

  • Séparation, étiquetage et signalétique des marchandises
  • Réfrigération et contrôle de la température et de l’humidité
  • Lutte contre les nuisibles
  • Ventilation
  • Prévention des incendies

Livraison de marchandises directement sur le site

Une documentation exhaustive est créée et conservée pour les marchandises livrées directement sur les sites sur le terrain ou pour celles « en transit » par l’entrepôt sans prise en compte dans le stock.

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