Les Normes Logistiques PARCEL – Gestion d’Actifs
Définition de vos actifs
Une définition claire de ce qu’est un « actif » est en place. Elle définit un seuil de valeurs et inclut également les objets « attractifs » d’une valeur monétaire moins élevée, mais à plus haut risque (ex. : ordinateur portable, appareil photo numérique, GPS, VHF et autre équipement électronique en fonction d’une évaluation des risques). Le seuil atteint ou dépasse l’exigence de 300 $ et plus de la majorité des donateurs. Les actifs comprennent également tout objet présentant des coûts de fonctionnement comme les téléphones mobiles et les téléphones satellites.
Informations et rapports sur les actifs
Les informations sur les actifs sont enregistrées de manière centralisée dans un outil (ex. : registre ou feuille de calcul des actifs). Les registres sont mis à jour régulièrement et comprennent au moins les éléments suivants :
- Description de (notamment la marque, le fabricant, le modèle)
- Date d’achat
- Valeur d’achat et devise
- Contrat et source de financement (ex. : contrat de donateur)
- Étiquette de l’actif/numéro de référence
- Numéro(s) de série
- Emplacement
- Nom de la personne responsable personne à laquelle l’actif a été assigné (nom et intitulé de poste)
- État de l’actif
Les informations sont compilées dans un bref rapport au moins une fois par trimestre, et les principaux points sont examinés au niveau de la direction et font l’objet de décisions pour améliorer les performances ou réduire les risques.
Suivi et contrôle des actifs
Chaque actif est étiqueté physiquement avec un numéro d’identifiant unique qui identifie clairement l’actif comme étant la propriété de l’organisation. Les mouvements des actifs sont contrôlés permettant ainsi un suivi pertinent et en temps utile et réduisant le risque de perte ou de dégâts aux actifs.
Vérification physique des actifs
Tous les actifs sont vérifiés physiquement au moins une fois par an, ou plus fréquemment si le contrat du donateur le requiert ou si l’environnement ou les niveaux de risque l’exigent.
Enregistrement et autorisation des actifs
Tous les actifs sont enregistrés et/ou obtiennent une autorisation conformément à toute exigence nationale ou internationale applicable.
Comptabilité et dépréciation des actifs
Des procédures écrites et orales sont en place afin de comptabiliser les actifs entre différentes sources de financement. Ces procédures comprennent notamment la capitalisation, l’enregistrement en charges et la dépréciation (le cas échéant) par année fiscale. Ces procédures sont en accord avec les normes internationales en matière de finances et les bonnes pratiques du secteur.
Cession des actifs
Une procédure écrite pour la cession des actifs est en place, et inclut au minimum :
- Des rôles d’autorisation clairs (internes et externes)
- La gestion d’exigences spécifiques de donateurs
- Le choix de la méthode de cession (don/transfert/vente/destruction)
- Des détails au sujet des documents à conserver dans les dossiers
- Des étapes de processus spécifiques pour la vente des actifs
Le personnel est capable d’expliquer ces processus et peut consulter la documentation disponible pour assurer la conformité des processus en place.
